Belajar Microsoft Excel

1.              Pendahuluan

          Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemrograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Tampilan pada saat memulai Ms. Excel 2007

a.      Memulai Microsoft Excel 2007

•   Klik Start - All Program - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007 atau dengan cara mengklik (double) icon Microsoft Excel 2007 yang ada di desktop

computer.

b.      Mengaktifkan Cell

•  Cell adalah perpotongan antara kolom dengan baris, pada gambar di bawah menunjukkan cell B3 yang aktif

c.       Merger Cell (Menggabungkan sel)

            Merger cell adalah menggabungkan beberapa cell yang bertujuan untuk memuat teks yang terlalu panjang. Cara merger cell:

1.   Ketikkan teks pada halaman kerja excel

2.   Aktifkan cell yang terisi teks kemudian tambahkan cell baru yang mau dimerger dengan cara blok cell tambahan tersebut

3.   Pilih Home

4.   Klik Merge & Center (gabung dan teks posisi tengah), perhatikan gambar di bawah ini

d.      Menyisipkan Kolom dan Baris Baru

1.   Pastikan posisi kolom dan baris yang Anda mau tambahkan

2.   Aktifkan cell sebelum atau sesudah kolom atau baris tambahan

3.   Klik kanan lalu pilih Insert

4.   Muncul kotak dialog Insert, silahkan pilih sesuai tujuan Anda

5.   Akhiri dengan klik Ok

 

Tampilan jendela untuk menyisipkan kolom atau baris

2.   Pengenalan tentang fitur-fitur baru yang terdapat di Microsoft Excel 2007

Fitur tambahan tersebut antara lain :

a. Desain jendela atau antar muka ( Interface )

b. Jumlah kolom dan baris yang lebih banyak

c. Format file baru

d. Penulisan formula yang lebih banyak

e. Office Themes dan Excel Styles

f. Pengurutan dan penyaringan data yang canggih

g. Tampilan grafik yang lebih baik

h. PivotTable yang lebih mudah digunakan dan sebagainya.

3.     Microsoft Office Button

Adalah sebuah tombol yang terletak di posisi kiri atas jendela Microsoft Excel 2007. Jika tombol ini diklik akan menampilkan menu, antara lain :

Nama	Fungsi
New	digunakan untuk membuat buku kerja ( Workbook ) atau file baru.
Open	digunakan untuk membuka sebuah buku kerja atau file yang telah dibuat.
Save	digunakan untuk menyimpan buku kerja/file.
Save As	digunakan untuk menyimpan buku kerja atau file dengan nama lain.
Print	digunakan untuk mencetak data.
Prepare	digunakan untuk mempersiapkan buku kerja/file dalam proses distribusi.
Send	digunakan untuk mengirim buku kerja melalui internet atau fax.
Publish	digunakan untuk mengatur proses publikasi buku kerja/file.
Close	digunakan untuk menutup buku kerja atau file yang sedang aktif.

 

Tampilan saat mengklik Office Button

4.     Grafik/Chart

Adalah sebuah gambar yang menjelaskan data dalam bentuk angka yang terdapat dalam suatu lembar kerja. Macam-macam Grafik/Chart, yaitu :

ü  Column Chart

ü  Line Chart

ü  Bar Chart

ü  Pie Chart

ü  Bar Chart

ü  Area Chart

ü  Scatter Chart

ü  Other Chart : Stock, Surface, doughnut, Bubble, Radar.

 

Tampilan pada tab Insert yang berisikan pilihan Grafik/Chart

5.     Formula atau Rumus-rumus dalam Microsoft Excel 2007

Ø  Mengenai Formula IF

IF adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk penulisannya :

=IF(Uji Logika;nilai Jika Benar;Nilai Jika Salah)

Contoh :

=IF(C4>70;”Lulus”;”Gagal”), akan menghasilkan “Lulus” Jika C4>70, Jika C4 kurang dari 70 maka hasilnya “Gagal”.’

 

Tampilan penerapan formula IF

Bentuk penulisan fungsi IF yang dikembangkan dengan tambahan salah satu fungsi AND ( dan ) atau OR ( atau ) :

=IF(AND(Test logika1;Test Logika2);nilai jika benar;nilai jika salah)

Contoh :

 

Tampilan penerapan formula IF-AND

=IF(OR(Test Logika1;Test Logika2);Nilai jika benar;Nilai jika salah)

Contoh :

 

Tmpilan penerapan formula IF-OR

Ø  Mengenai Formula AVERAGE

Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata arithmetic mean atau mean dari sekumpulan data ( dapat berupa sel atau range ). Bentuk penulisannya :

=AVERAGE(number1;number2;…)

Contoh :

Tampilan penerapan formula AVERAGE

Ø  Mengenai Formula SUM

Fungsi SUM digunakan untuk mencari jumlah dari sekumpulan data ( dapat berupa cell atau range ). Bentuk penulisannya :

=SUM(number1,Number2…)

 Contoh :

 

Tampilan penerapan formula SUM

6.     Penerapan VLOOKUP dan HLOOKUP

Ø  VLOOKUP

Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal. Penulisan :

=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Contoh :

 

Pada contoh penggunaan fungsi VLOOKUP di atas, kita akan mencari nilai dari kolom biaya parkir pada table 1. Untuk mencari nilai dari kolom tersebut, kita menggunakan table 2 (dibawahnya) sebagai table array. Kemudian pada kolom biaya parkir untuk no.1 dengan nama pemilik kendaraan agus kita masukkan rumus =F5*VLOOKUP(D5,C14:E18,3).

F5                    = Lamanya parkir

Tanda *           = Dikalikan dengan

VLOOKUP    = Maksudnya adalah formulanya

D5                   = Kode kendaraannya

C14:E18          = Table array yang dipakai sebagai referensi data

3                       = Urutan jenis kendaraan pada table 2 yang dihitung secara vertikal.

Untuk no.2 dan selanjutnya menggunakan cara yang sama.

Ø  HLOOKUP

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal. Penulisan :

=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

 

Pada contoh penerapan fungsi HLOOKUP diatas, kita akan mencari nilai dari kolom biaya parkir/jam pada table 1. Untuk mencari nilai pada kolom tersebut, kita menggunakan table 3 sebagai table array. Pada kolom biaya parkir/jam untuk no.1 dengan nama pemilik kendaraan agus. Pada cell H5 ini kita masukkan rumus =HLOOKUP(D5,D20:H22,3)

D5             = Kode kendaraannya

D20:H22   = Tabel array yang dipakai untuk referensi data.

3                = Urutan jenis kendaraan pada tebel 3 yang dihitung secara horizontal

Untuk no.2 dan selanjutnya gunakan rumus yang sama.

7.     Penerapan Pembuatan Chart/Grafik

Langkah pertama => Buat data dalam tabel.

Langkah kedua => Blok tabel yang berisikan data. 

Langkah ketiga => Pilih tab Insert, lalu klik Column, dan pilih style yang anda butuhkan.

 

Tabel pun siap untuk diamati.