Belajar Microsoft Access

Pengenalan Ms. ACCESS 2007

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.

Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

            Komponen Utama:

• ·         Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.

• ·         Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

• DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

• DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

• ·         Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

• ·         Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.

I.                   Memulai Ms. Access 2007

·                     Klik  Start button pada taskbar

·                     Klik All Program

·                     Klik Microsoft Office

·                     Pilih Microsoft Office Access 2007

II.                Tampilan Awal

·                     Klik Blank Database

·                     Ubah nama file database baru yang akan kita buat

·                     Klik Create

III.             Membuat Table

·         Pilih tab Create

·         Klik icon Table Design

·         Pada Field Name isi dengan nama Field yang kita inginkan (misal: ID)

·         Pada Data Type isi dengan type data yang sesuai dengan jenis Fieldnya

·         Pada Description isi dengan penjelasan mengenai field yang dibuat (yang ini sifatnya opsional, boleh pakai atau tidak).

·         Kemudian tekan CTRL+S untuk save table dengan nama yang kita inginkan.

·         Double click pada nam table yang telah di save untuk memasukkan data table.

Tampilan table yang saya buat

IV.             Membuat Query

·                  Klik icon Query Wizard

·                  Akan muncul kotak dialog

·                  Pilih Simple Query Wizard

·                  Masukkan Selected Fields dengan menggunakan tombol > atau >>

·                  Lalu klik Next

·                  Dan Finish

·                  Simpan Query ini dengan CTRL+S dan berikan nama untuk query yang telah dibuat.

Tampilan query dari table yang saya buat

V.                Membuat Form

·                  Klik table yang telah kita buat

·                  Klik icon Form

·                  Form pun telah jadi

·                  Disini data pada table dapat diubah dengan cara :

·            Pilih tab Home

·            Klik icon View

·            Pilih Form View

Tampilan form dari table yang saya buat

VI.              Membuat Report

·               Klik table yang ingin dibuat Reportnya

·               Klik icon Report

·               Report pun jadi

Tampilan report dari table yang saya buat

Belajar Microsoft Powepoint

Slide_1

Pada title slide 1 ini saya memberikan efek bevel dan glow pada teks. Untuk memberikan efek ini saya menggunakan langkah :

1.      Untuk bevel.

·         Pilih teks yang ingin diberi efek bevel

·         Klik kiri tab Format

·         Klik kiri Text Effect

2.      Untuk glow

·         Blok teks yang ingin diberi efek glow

·         Klik kiri tab Format

·         Klik kiri Text Effect

Pada slide 1 ini saya juga memberikan efek animasi. Langkah yang saya gunakan antara lain :

·         Klik kiri tab Animations

·         Klik kiri Custom Animation

·         Lalu akan muncul Task Pane pada layar sebelah kanan

·         Untuk memberikan efek animasi klik Add Effect

·         Pilih efek mana yang anda butuhkan

·         Animasi baru akan terlihat ketika Slide Show (F5)

 

·         Setelah kita memilih efek, klik kanan pada efek yang kita pilih pada Task Pane dan pilih Effect Option

·         Atur Timing, Speed, Direction, dan Start

Pada Slide Powerpoint ini saya tidak menggunakan efek Slide Transition. Tapi seandainya kita mau memakai Slide Transition dapat kita gunakan langkah sebagai berikut :

·         Klik kiri tab Animations

·         Pilih Transition yang tersedia

·         Setting Transition yang kita pilih

Slide_2

Pada Slide_2 ini saya memberikan Hyperlink  pada teks agar mempermudah kita berpindah halaman. Kita cukup mengklik Hyperlinknya dan kita akan berpindah ke halaman sesuai dengan Hyperlink yang kita klik. Langkah pembuatan Hyperlink adalah sebagai berikut:

·         Blok teks yang ingin dibuat menjadi Hyperlink

·         Klik kiri tab Insert

·         Klik kiri icon Hyperlink

·         Lalu akan muncul jendela Insert Hyperlink

·         Pada tab Link to: pilih Place in This Document

·         Pada tab Place in This Document pilih slide yang ingin dijadikan tujuan

·         Klik OK

 

Slide_3

Slide_4

Slide_5

Slide_6

Slide_7

Slide_8

Slide_9

Slide_10

Slide_11

Slide_12

Slide_3 sampai Slide_12 ini adalah pengimplementasian Hyperlink yang tadi digunakan pada Slide_2. Total ada 10 Hyperlink yang diimplementasikan pada 10 slide. Bentuk dari Slide_3 sampai Slide_12 memiliki kemiripan. Pada Titlenya diberikan efek Bevel dan Glow. Pada subtitlenya diberikan efek Glow warna merah.

Disini juga diberikan efek animasi antara lain :

·         Whip

·         Color Wave

·         Contract

·         Thread

·         Light Speed

·         Bounce

·         Faded Swivel

Kemudian pada slide-slide ini diberikan Command Button. Cara membuat Command Button adalah sebagai berikut :

·         Buat gambar persegi dengan AutoShape

·         Klik kiri pada gambar tersebut dan klik kiri tab Insert

·         Klik kiri icon Action

·         Lalu akan muncul jendela Action Settings

·         Pada tab Mouse Click pilih Hyperlink to:

·         Pada Hyperlink to: pilih slide yang dituju

·         Klik OK

Slide_13

Pada slide teakhir ini saya membuat slide ucapan trimakasih. Titlenya saya berikan efek bevel dan saya berikan efek animasi credit.

Belajar Microsoft Excel

1.              Pendahuluan

          Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemrograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Tampilan pada saat memulai Ms. Excel 2007

a.      Memulai Microsoft Excel 2007

•   Klik Start - All Program - Microsoft Office - Microsoft Office Excel 2007 atau dengan cara mengklik (double) icon Microsoft Excel 2007 yang ada di desktop

computer.

b.      Mengaktifkan Cell

•  Cell adalah perpotongan antara kolom dengan baris, pada gambar di bawah menunjukkan cell B3 yang aktif

c.       Merger Cell (Menggabungkan sel)

            Merger cell adalah menggabungkan beberapa cell yang bertujuan untuk memuat teks yang terlalu panjang. Cara merger cell:

1.   Ketikkan teks pada halaman kerja excel

2.   Aktifkan cell yang terisi teks kemudian tambahkan cell baru yang mau dimerger dengan cara blok cell tambahan tersebut

3.   Pilih Home

4.   Klik Merge & Center (gabung dan teks posisi tengah), perhatikan gambar di bawah ini

d.      Menyisipkan Kolom dan Baris Baru

1.   Pastikan posisi kolom dan baris yang Anda mau tambahkan

2.   Aktifkan cell sebelum atau sesudah kolom atau baris tambahan

3.   Klik kanan lalu pilih Insert

4.   Muncul kotak dialog Insert, silahkan pilih sesuai tujuan Anda

5.   Akhiri dengan klik Ok

 

Tampilan jendela untuk menyisipkan kolom atau baris

2.   Pengenalan tentang fitur-fitur baru yang terdapat di Microsoft Excel 2007

Fitur tambahan tersebut antara lain :

a. Desain jendela atau antar muka ( Interface )

b. Jumlah kolom dan baris yang lebih banyak

c. Format file baru

d. Penulisan formula yang lebih banyak

e. Office Themes dan Excel Styles

f. Pengurutan dan penyaringan data yang canggih

g. Tampilan grafik yang lebih baik

h. PivotTable yang lebih mudah digunakan dan sebagainya.

3.     Microsoft Office Button

Adalah sebuah tombol yang terletak di posisi kiri atas jendela Microsoft Excel 2007. Jika tombol ini diklik akan menampilkan menu, antara lain :

Nama	Fungsi
New	digunakan untuk membuat buku kerja ( Workbook ) atau file baru.
Open	digunakan untuk membuka sebuah buku kerja atau file yang telah dibuat.
Save	digunakan untuk menyimpan buku kerja/file.
Save As	digunakan untuk menyimpan buku kerja atau file dengan nama lain.
Print	digunakan untuk mencetak data.
Prepare	digunakan untuk mempersiapkan buku kerja/file dalam proses distribusi.
Send	digunakan untuk mengirim buku kerja melalui internet atau fax.
Publish	digunakan untuk mengatur proses publikasi buku kerja/file.
Close	digunakan untuk menutup buku kerja atau file yang sedang aktif.

 

Tampilan saat mengklik Office Button

4.     Grafik/Chart

Adalah sebuah gambar yang menjelaskan data dalam bentuk angka yang terdapat dalam suatu lembar kerja. Macam-macam Grafik/Chart, yaitu :

ü  Column Chart

ü  Line Chart

ü  Bar Chart

ü  Pie Chart

ü  Bar Chart

ü  Area Chart

ü  Scatter Chart

ü  Other Chart : Stock, Surface, doughnut, Bubble, Radar.

 

Tampilan pada tab Insert yang berisikan pilihan Grafik/Chart

5.     Formula atau Rumus-rumus dalam Microsoft Excel 2007

Ø  Mengenai Formula IF

IF adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk penulisannya :

=IF(Uji Logika;nilai Jika Benar;Nilai Jika Salah)

Contoh :

=IF(C4>70;”Lulus”;”Gagal”), akan menghasilkan “Lulus” Jika C4>70, Jika C4 kurang dari 70 maka hasilnya “Gagal”.’

 

Tampilan penerapan formula IF

Bentuk penulisan fungsi IF yang dikembangkan dengan tambahan salah satu fungsi AND ( dan ) atau OR ( atau ) :

=IF(AND(Test logika1;Test Logika2);nilai jika benar;nilai jika salah)

Contoh :

 

Tampilan penerapan formula IF-AND

=IF(OR(Test Logika1;Test Logika2);Nilai jika benar;Nilai jika salah)

Contoh :

 

Tmpilan penerapan formula IF-OR

Ø  Mengenai Formula AVERAGE

Fungsi AVERAGE digunakan untuk mencari nilai rata-rata arithmetic mean atau mean dari sekumpulan data ( dapat berupa sel atau range ). Bentuk penulisannya :

=AVERAGE(number1;number2;…)

Contoh :

Tampilan penerapan formula AVERAGE

Ø  Mengenai Formula SUM

Fungsi SUM digunakan untuk mencari jumlah dari sekumpulan data ( dapat berupa cell atau range ). Bentuk penulisannya :

=SUM(number1,Number2…)

 Contoh :

 

Tampilan penerapan formula SUM

6.     Penerapan VLOOKUP dan HLOOKUP

Ø  VLOOKUP

Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal. Penulisan :

=VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Contoh :

 

Pada contoh penggunaan fungsi VLOOKUP di atas, kita akan mencari nilai dari kolom biaya parkir pada table 1. Untuk mencari nilai dari kolom tersebut, kita menggunakan table 2 (dibawahnya) sebagai table array. Kemudian pada kolom biaya parkir untuk no.1 dengan nama pemilik kendaraan agus kita masukkan rumus =F5*VLOOKUP(D5,C14:E18,3).

F5                    = Lamanya parkir

Tanda *           = Dikalikan dengan

VLOOKUP    = Maksudnya adalah formulanya

D5                   = Kode kendaraannya

C14:E18          = Table array yang dipakai sebagai referensi data

3                       = Urutan jenis kendaraan pada table 2 yang dihitung secara vertikal.

Untuk no.2 dan selanjutnya menggunakan cara yang sama.

Ø  HLOOKUP

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. bedanya Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal. Penulisan :

=HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

 

Pada contoh penerapan fungsi HLOOKUP diatas, kita akan mencari nilai dari kolom biaya parkir/jam pada table 1. Untuk mencari nilai pada kolom tersebut, kita menggunakan table 3 sebagai table array. Pada kolom biaya parkir/jam untuk no.1 dengan nama pemilik kendaraan agus. Pada cell H5 ini kita masukkan rumus =HLOOKUP(D5,D20:H22,3)

D5             = Kode kendaraannya

D20:H22   = Tabel array yang dipakai untuk referensi data.

3                = Urutan jenis kendaraan pada tebel 3 yang dihitung secara horizontal

Untuk no.2 dan selanjutnya gunakan rumus yang sama.

7.     Penerapan Pembuatan Chart/Grafik

Langkah pertama => Buat data dalam tabel.

Langkah kedua => Blok tabel yang berisikan data. 

Langkah ketiga => Pilih tab Insert, lalu klik Column, dan pilih style yang anda butuhkan.

 

Tabel pun siap untuk diamati.